Tôi hoàn toàn không có ý niệm nào về việc đầu tư thời gian vào việc quan trọng và danh sách các công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Sau này lớn lên tôi mới biết đến ma trận quản lý thời gian của Eisenhower (Eisenhower Matrix). Nhờ áp dụng ma trận quản lý thời gian mà tôi đã có khả năng quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn, làm việc có hiệu suất cao hơn với tinh thần và sức khỏe luôn đảm bảo để có thể hoàn thành công việc được tốt nhất.
Ma trận quản lý thời gian
Theo cách làm này sẽ có 4 khu vực để chúng ta có thể sắp xếp các đầu việc của mình vào.
• Khu vực 1 cho những việc quan trọng – và cấp bách
• Khu vực 2 cho những việc quan trọng nhưng không cấp bách
• Khu vực 3 cho những việc cấp bách nhưng không quan trọng
• Khu vực 4 cho những việc không hề cấp bách và chẳng quan trọng
Ví dụ việc tôi học để thi lại sinh lý 2 là việc rất quan trọng và cấp bách (KV1), nhưng việc tôi dành thời gian để tán gẫu và đi comment blog của bạn bè lại là việc không cấp bách và chẳng quan trọng (KV4).
Đối với môn học bất kỳ thì việc đọc bài trước khi tới lớp, ôn bài về nhà, làm bài tập và tìm hiểu kiến thức liên quan là việc quan trọng nhưng không cấp bách (KV2). Đối với sức khỏe thể chất và tinh thần thì việc ngủ sớm và luyện tập thể thao là việc quan trọng nhưng lại không cấp bách (KV2).
Còn những việc cấp bách nhưng không quan trọng thì tương tự như việc tôi đang học bài, nhưng anh bạn nhờ tìm giúp tài liệu nghiên cứu vì anh ấy sắp trình luận văn mà lại chưa đủ tài liệu để tham khảo (KV3). Hoặc đơn giản như việc crush của bạn đang bị mắc kẹt ở trạm xe buýt vì trời mưa to và bạn phải tới đó ngay để đưa bạn của mình về (KV3).
Khu vực nào nên đầu tư thời gian?
Tôi đã quá đầu tư vào khu vực 1 và 4 mà lại rất ít tập trung vào các công việc trong khu vực số 2. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước.
Tuy nhiên, nó sẽ khiến bạn mất rất nhiều tâm lực vì đa phần đó là những công việc căng thẳng và đầy khó khăn lại thường kèm theo một deadline cụ thể. Các công việc trong nhóm số 4 thì nên tránh càng xa càng tốt vì suy cho cùng việc không quan trọng và không bức thiết thì kết quả cuối cùng cung không giúp ích nhiều cho bản thân.
Nhóm công việc trong khu vực số 2 là những công việc mang tính chất chiến lược, cần thực hiện một cách kiên trì. Chúng chính là nhóm những việc giúp bạn có năng lực tự thận thức và lãnh đạo bản thân (ví dụ thời gian học kỹ năng mềm, ngoại ngữ, tin học…), nâng cao sức khỏe về thể chất và tinh thần (ví dụ thời gian dành cho thể dục, đọc sách, thư giãn và thiền…). Đây là những công việc giúp tái tạo khả năng sáng tạo của bản thân.
Để bản thân có được một kết quả thăng hoa nhất cần nỗ lực hết mình vì những mục tiêu nho nhỏ trong khu vực 2 này. Những công việc ấy có thể kéo dài từ ngày này qua ngày khác và không có một kỳ hạn cụ thể nào. Rất tiếc tôi đã không nhận thức và làm được điều này
Biết cách buông bỏ và từ chối cũng là một trong những phương pháp giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.
Hầu hết chúng ta bị tác động và chi phối bởi các tác nhân bên ngoài. Vì sự lệ thuộc vô hình với những điều kiện ấy mà đôi lúc chúng ta chấp nhận lời hứa để làm một việc gì đó mà không thực sự quan trọng cho chúng ta. Việc thất hứa có thể gây ảnh hưởng không tốt đến uy tín cá nhân, do đó bạn sẽ mất đi quỹ thời gian quý báu của mình để hoàn thành cho công việc ấy. Cho nên, buông bỏ và từ chối cũng là nhân tố giúp quản trị thời gian được tốt hơn.
Nếu hỏi tôi có một lời khuyên nào cho các bạn trẻ để giúp họ quản lý thời gian tốt hay không thì tôi xin phép được kết lại bằng những câu thơ sau:
Việc trước việc sau
Việc nào cũng khó
Tâm ta sáng tỏ
Hiểu rõ việc mình
Đừng hứa linh tinh
Thời gian hạn chế
Biết mình yếu thế
Rèn luyện tinh thần
Bỏ sức bỏ công
Tu tâm dưỡng tính
Ắt nghĩ thông minh
Lịch trình linh hoạt
HCM, 08/07/2021
BS Nguyễn Thái Duy
Hành trình 15 năm
Bài viết khác có thể giúp ích cho bạn:
Để lại một phản hồi Hủy